Jeg forsøger altid at øge min produktivitet, skabe de bedste rammer for mit arbejde og være så produktiv, i den tid jeg sidder med arbejdet, som overhovedet muligt.

Velkommen til mit iværksætterpanel. Jeg hedder Martin Bjørn og er ung iværksætter og blogger på martinbjorn.com.

I løbet af en måned, uge eller bare én dag, får jeg en masse inputs, som jeg skal forholde mig til. Det kan være en mail jeg skal huske at sende, et indlæg der skal op på min blog, at få bestilt tid hos frisøren eller finde en dato jeg kan kører gokart med mine kammerater. Alle disse små inputs og ting jeg skal huske, optager værdifuld lageringplads i mit hoved.

Det besluttede jeg mig for at gøre op med.

Ved at bruge teknikken GTD, som står for ”Get Things Done”, er målet at få ”A mind like water”.  Det vil sige at få et roligt og klart mentalt stadie, som gør at jeg kan være i nuet og koncentrer mig om den opgave jeg sidder med eller det menneske jeg er sammen med.

Vores hjerne er konstant på overarbejde, hvis vi hele tiden presser den til at skulle huske alverdens småopgaver samtidig med, at vi gerne vil have vores fulde opmærksomhed på en krævende opgave.

Derfor er det vigtigt at frigive al den lageringsplads man kan, så alle dine kræfter kan blive brugt på den vigtige opgave du sidder med, her og nu.

Har du nogen sinde glemt at få svaret på en mail eller at dele et vigtigt post på de sociale medier? Det tror jeg, at vi alle samme har oplevet. Ved at inkorporer GTD i dit daglige workflow, arbejder du ikke kun mere effektivt, du vil også opleve, at du får svaret på alle de mails du ellers havde glemt.

Her er 5 af de fordele du vil opleve ved, at indfører GTD i dit workflow:

  1. Mere overskud i hverdagen
  2. Mulighed for effektivt og fokuseret arbejde
  3. Mere frihed og lettere skuldre
  4. Slippe for at glemme småting i hverdagen
  5. Ro i hovedet

Sådan kan du komme i gang

For at komme i gang med at indføre GTD, vil jeg anbefale dig at downloade app’en Todoist. Todoist er en simpel, men effektiv måde at holde styr på alle dine opgaver. Du kan få en gratis version, som jeg selv har benyttet mig af over de seneste måneder.

Et billede, der indeholder skærmbillede, monitor  Automatisk genereret beskrivelse

For at gøre GTD-princippet overskueligt og lettere at forstå kan man inddele tanke og handlingsprocessen i 5 stadier. Man kan ikke mestre denne måde at arbejde på, fra dag et, det er nogle tankeprocesser der skal indarbejdes i en daglige workflow.

GTD-metoden består af fem trin:

  1. Capture everything, går ud på at blive opmærksom på alle de opgaver og ting du skal huske.
  2. Clarify, handler så om at gøre det klar for dig selv, hvad denne opgave eller reminder indebærer. Her kan du inddele den i konkrete steps, som vil gøre det lettere for dig at klare opgaven. Det kan eksempelvis være, hvis det drejer sig om et post på sociale medier: 1) skriv post 2) find billede til post 3) læst korrektur på post 4) planlæg post.
  3. Oraganize, er planlægningsprocessen. Her skal du sørge for at inddele alle dine opgaver i projekter, putte dem i kalenderen og give dem en prioritet. Hvis du inddeler din todo’s i projektmapper i Todoist, bliver det nemmere at overskue.
  4. Review, handler om med jævne mellemrum at se listen af opgaver igennem, rette til og sørge for at du ikke har overset noget.
  5. Engage, går ganske enkelt ud på at udføre det stykke arbejde, der er vigtigt for dig, her og nu.

Bonustip: Tager en opgave færre end 2 minutter? Så løs den med det sammen. Det kan ikke betale sig at gemme opgaven til senere. Jeg har personligt, oplevet denne regel, som en kæmpe befrielse. De små opgaver, som at få en tid til frisøren, kan let hobe sig op – klar dem med det samme.

Et billede, der indeholder objekt  Automatisk genereret beskrivelse

Det kræver både tid og energi, at implementere GTD-princippet i din hverdag, men for mit vedkommende, har jeg fået den tid mange gange igen, efter at jeg har fået det succesfuldt sat op og efter at jeg er begyndt at bruge det aktivt i min hverdag.

Sådan kan du bruge Todoist

For at du nemmest får implementeret GTD i din hverdag, med Todoist, vil jeg anbefale dig at:

  • Download Todoist på din computer
  • Download Todoist på din telefon
  • Installere en udvidelse til din browser

Ved at download udvidelsen, app’en og programmet til din computer har du hele tiden mulighed for at tilgå din todo-liste og på den måde undgår du at blive begrænset i din proces.

Et billede, der indeholder skærmbillede  Automatisk genereret beskrivelse

Todoist gør det nemt for dig at tilføje opgaver hurtigt. Når du trykker på ”q”, åbnes der et felt, hvor du kan give opgaven en titel. Ved hjælp af smarte shortcuts, kan du også nemt tilføje opgaven til et projekt, give den en prioritet eller sætte en dato.

Cheat-sheet: Se alle tastaturgenvejene til din enhed her.

Dem der står bag Todoist, har udviklet et smart skema, som beskriver processen for hver af dine opgaver. Med dette skema, kan du se, hvordan de anbefaler, at du arbejder med dine opgaver, hvordan du inddeler dem og ikke mindst, hvordan du handler på dem.

Igen, tager det tid at implementere sådanne processer, men med tiden vil det være en naturlig tankeproces, som vil spare dig for en masse tid i den anden ende.

Et billede, der indeholder tekst, kort  Automatisk genereret beskrivelse

Kilde: https://doist.com/blog/gtd-todoist/

Hvis vi skal koge det ovenstående billede ned til nogle regler, som du kan arbejde ud fra og udvikle dit workflow ud fra, kan vi beskrive dem sådan her:

  • Hvis det tager mindre end 2 minutter – klar opgaven med det samme.
  • Hvis det kan uddelegeres – så gør det.
  • Hvis det er en fil eller andet non-actionable så tilføj det, til det projekt som det referer til.
  • Hvis det er en opgave, som klares på et bestemt tidspunkt, så giv det en udførelsesdato.
  • Hvis det er en opgave, som ikke længere er aktuel – fjern den.
  • Hvis opgaven kræver mere end et step, så gør den til et projekt og tilføj de nødvendig delopgaver.

Bonustip: Når du tilføjer opgaver til Todoist, eller hvilken som helst anden todo-liste, så være konkret og uddyb opgaven i overskriften. Dette vil gøre det nemmere for dig, når du sidder med opgaven på et senere tidspunkt.

On-off Tasks

On-off tasks er opgaver det tager mere end 2 minutter at klare, men kun består at et trin. Det eksempelvis være, ”Svar på Sørens mail vedrørende blogindlæg”. Disse opgaver kan nemt overtage din todo-liste så, hvis du kan bygge en stærk rutine med at få dem udført på en bestemt tid af døgnet, eks. hver morgen, kan det være rigtig effektivt.

Bonustip: Lav et projekt i Todoist med navnet ”On-off tasks” og tilføj til dine favoritter. Dette kan være med til at give dig et hurtigt overblik over hvilke nemme opgaver, du kan gå i kast med.

Find dit workflow med GTD

Der findes utallige måder at organisere sig på med GTD, så det handler om at finde den der passer bedst til dig. Her kan du læse, hvordan jeg selv organisere mig i Todoist og hvilke systemer eksperterne benytter sig af og anbefaler.

Vigtigst af alt, handler det om at finde et workflow, som gør hverdagen nemmere, mere overskuelig og lige til for dig. I sidste ende handler det om at ”Get Things Done”.

Et billede, der indeholder skærmbillede  Automatisk genereret beskrivelse

Video

Opfordring

Jeg vil opfordre dig til at prøve kræfter med GTD-princippet. Som sagt, kan du komme nemt i gang med den gratis app, Todoist, der vil guide dig mod den optimale måde at tænke og handle på, for at opnå det fulde potentiale af GTD-princippet.


Laver du selv din SEO?

Det gør jeg og Morningscore.io, har gjort det nemt for mig at overskue og forbedre min SEO, her på min blog. Med konkrete missioner og overskuelige grafer, søgerordsanalyse og guides, kan Morningscore.io være med til at drive mere trafik til din side. Prøv det gratis her.